Proje Ofisi’nin çalışma şeklinden ve yapısından bahsedebilir misiniz?
Ofisimiz gerek yönetimin desteği gerekse üniversitemizde proje konusunda deneyimli akademisyenlerin yürütme kurulumuzdaki değerli katkıları ve ofis ekibimizin özverili çalışmalarıyla mevcut kapasitesinin üzerinde Üniversitemizi yenilikçi girişimci üniversiteler listesinde üst sıralara çıkarmak için çalışıyor. Koordinatör olarak ben ve yardımcılarım, derslerimizin dışındaki zamanlarda sürekli ofisteyiz. Ofisimizde dört tane proje uzmanı arkadaşımız, teknik destek verebilmek için hazırdırlar. Yürütme kurulumuzla aktif olarak gerektiğinde ve düzenli olarak her perşembe toplanıyoruz ve bize başvuran projelere bilimsel destek başata olmak üzere tüm konularda için panel düzenliyoruz. Ayrıca her fakülteden en az bir danışma kurulu üyemiz var bu arkadaşlarımız akademisyenleri ofisin faaliyetlerini anlatarak proje geliştirmek için bizimle irtibat halindeler.
Proje Ofisinin gelecekteki konumu nasıl değerlendiriyorsunuz?
Uzun vadedeki planımız Üniversitemizin projeler alanında sıçrayışa ulaşmasını sağlamak. Bu doğrultuda gelecekte akademisyenlerimizin büyük bir oranına proje yazma eğitimleri vermiş olmayı, üniversitemizde aynı anda onlarca projenin yürürlükte olmasını sağlamayı ve sonraki aşamada onların bütçelerini idare eden, yazışmalarını ve evrak işlerini yürüten, proje yapan akademisyenlerin işlerini kolaylaştıran bir yapıya dönüşmeyi umuyoruz.
Özellikle hiç proje yazmayan akademisyenler için proje yapmak genellikle zordur. Peki, proje ofisi akademisyenlere nasıl destek oluyor?
Bizim karşılaştığımız en büyük sorun bu. Hiç proje yazmamış akademisyenlerin böyle bir çekincesi var. Kısaca ifade etmek gerekirse her fikrin proje olma ihtimali vardır aslında. Akademik personelimiz fikirlerini biraz genişleterek ve bizimle paylaşarak çok prestijli projeler çıkarabilirler. Bunun için akademisyenlerimizden fikirleriyle birlikte ofisimize uğramalarını bekliyoruz. Olur, mu olmaz mı, nasıl genişletilmeli neler çıkarılmalı şeklinde ekibimizle istişare yaparak yönlendirmeye çalışıyoruz.
Hedefleriniz arasında Üniversite Sanayi işbirliğini artırmak da var. Bunun için ne gibi adımlar attınız, neler yapmayı planlıyorsunuz?
Bu kısım gerçekten çok önemli. Çünkü artık yalnızca bilgiyi üreten, araştırmalar yapan değil; teknolojiler geliştiren uygulamalar yürüten “3. NESİL ÜNİVERSİTE” olma yolunda ilerlemek için bu türden işbirlikleri sağlamamız gerekiyor. Gerekli alt yapıyı oluşturmaya çalışıyoruz. Bu arada kurduğumuz bağlantılar işe dönüşmeye başladı bile. Örneğin geçtiğimiz ayda KOSGEB vasıtasıyla bizlere ulaşan bir esnafımızın fikrini projelendiriyoruz. Patent değeri de olan halkın ihtiyaçlarını giderecek belki de çok verimli bir uygulama olacak.
Akademisyenler size ne zaman gelmeli?
“Bir fikrim var proje olur mu?” sorusundan itibaren ofisimize gelerek Teknik Destek alabilirler. Burada proje alanında deneyimli uzman ekibimizle görüşerek fikrinizin projeye dönüşüp dönüşmeyeceği, Tübitak mı, Bakanlık ve Ajanslar mı, AB mi yoksa başka fon kuruluşu mu olabileceği konularında bilgi alabilirler. Daha önceden iade ve ret edilmiş veya yeni yazılmış projeleri varsa onlar için de panel talep edebilirler.
Tübitak, Bakanlık ve Ajanslar’ın proje formatları ve öncelikleri farklı farklı olmasına rağmen bunlara aynı anda nasıl destek verebiliyorsunuz?
Ekibimiz bu anlamda gerçekten donanımlı akademisyenlerden oluşuyor. Farklı alanlarda birçok proje yürütmüş panellere katılmış projeyi değerlendirebilme yetenekleri yüksek arkadaşlarımızdan oluşuyor. Gerektiğinde projeler panel desteği veren kurulumuz dışında dışardan panelist alarak yardım edebiliyoruz. Sonuçta alanı ne olursa olsun bir fikri proje yapan onun özgün değeri, yaygın etkisi, kapsamı ve ekibidir diyebiliriz.
Üniversitemizde proje sayılarının artırtması için neler yapıyorsunuz?
Web sitemizde (pdo.atauni.edu.tr) proje yazmak isteyen bir akademisyenin aradığı her şeyi derlemeye çalıştık. Sürekli açık çağrılar, son teslim tarihli çağrılar, fon kaynakları ve dahası. Tüm yeni haberleri de muhakkak e-mail olarak duyuruyoruz. Tanıtım konferansları düzenliyoruz. Bunlarla yetinmeyip tek tek fakülteleri ziyaret ederek akademisyenlere proje yazarken onlara nasıl yardımcı olabileceğimizi anlatıyoruz. Yeri gelmişken bazı fakültelerimizdeki katılımın göz doldurucu bazı fakültelerimizde ise katılımın yetersiz olduğunu da söylemek isterim. Ancak bunlar bizim motivasyonumuzu olumsuz etkilemiyor. Çünkü amacımız gerçekten akademisyenleri projeler için harekete geçirmek ve bu konuda farkındalık oluşturmak. Şimdiye kadar altmış akademisyene proje yazma eğitimi verdik, yeni eğitimler de planlanıyor. Bu proje yazma eğitimleri öyle düz anlatım şeklinde değil. Çalıştay düzenliyoruz.
Proje ofisiyle çalışmanın akademisyenlere neler katacağını düşünüyorsunuz?
En basitinden şöyle bir örnek vereyim: fon kuruluşlarına giden çok iyi projelerin iade ve ret sebepleri arasında ilk sırada “ eksik evrak, belge ve imza” geliyor. Bu çok üzücü. Bir proje gerçekten kolay yazılmıyor çok ciddi bir emek ve zaman demek. Ancak insanlar proje yazmanın telaşıyla çok basit detaylar yüzünden değerlendirilmeye bile alınmadan reddedilen projeler yüzünden proje yapma fikrine küsüyorlar. Bir başka örnek mesela programın alt limiti 500 Bin € kadar. Ancak hocamız bunu fark etmemiş 497 Bin € bütçe ile projesini göndermiş. Haliyle değerlendirmeye bile alınmamış. Oysa bu çalışma önce ofisimize gelmiş olsaydı, panele bile girmeden teknik ekibimiz tarafından bu uyarı yapılırdı. Bu çalışmaların bir de panel sisteminden faydalandığını düşünün. Panel raporları projelerin, en az sekiz proje uzmanı göz tarafından özenle değerlendirdiği kaliteli ve yenilikçi önerilerin getirildiği bilimsel bir mecra. Proje ofisiyle çalışmak, proje yapmak isteyen akademisyenin zamanının ve emeğinin boşa gitmesini önleyeceği gibi çalışmasına da muhakkak bir değer katacaktır. Bu yüzden tüm akademisyenleri projeleri için ofisimize bekliyoruz.
Panel sisteminden çok bahsettik. Peki, panel sistemi nedir? Panel nasıl kurulur, panel ne işe yarar? Her akademisyen panel sisteminden faydalanabilir mi?
Akademisyenlerin ofisimize gelerek ya da web sitemizdeki formlar menüsünde yer alan “proje destek formunu” doldurarak yazdıkları proje için teknik ve bilimsel destek talep etmeleri gerekiyor. Sonra başvurulan fon kuruluşunun talep ettiği formatta hazırlanıp hazırlanmadığı bir ön değerlendirmeden geçiyor. Uygun formatta hazırlanmış projeler için panel düzenleniyor. Panel ekibi farkı disiplinlerde görev alan ve farklı fon kuruluşlarının (TÜBİTAK, Bakanlıklar gibi) desteklediği proje deneyimine sahip 8 adet akademisyenden oluşuyor. Ayrıca proje konusu özel bir çalışma deneyimine sahip bir değerlendirmesi gerektiriyorsa, bir veya iki adet dış panelist ilgili panele davet ediliyor.
Projeler başvuru formlarının uygun formatta oluşu, amaç, hedef, özgün değer, yaygın etki, proje ekibi ve bütçenin uygunluğu gibi kriterler de göz ününde bulundurularak değerlendiriliyor. Projelere eleştirel okuma yapılıyor. Paneller etik ve gizlilik ilkeleri kapsamında düzenleniyor. Tüm panelistler, panele girmeden önce proje fikrinin korunma altına olduğunu ve kesinlikle panel bittikten projeye dair hiçbir verinin paylaşılmayacağını taahhüt eden bir metin imzalıyor.
Tüm bu aşamalar tamamlandıktan sonra, oluşturulan rapor en kısa zamanda proje yürütücüsüne sunuluyor. Beraber kritik ediliyor. Tabii bunlar öneri niteliğinde, takdir yürütücünün.